Séminaire stratégique ou de cohésion : fixer l'objectif

L'objectif d'un séminaire se formule en une phrase qui décrit ce qui aura changé à la fin : une décision prise, une équipe alignée, une compétence acquise, une année lancée, un effort reconnu. On distingue en pratique cinq intentions (stratégique, cohésion, formation, lancement, remerciement), et la plupart des séminaires en combinent deux. C'est cette phrase, validée par le commanditaire, qui décide ensuite de la durée, de la nuit, du lieu et du programme.

Pourquoi l'objectif doit-il venir avant le lieu ?

Parce que le lieu dépend du format, et le format de l'objectif. Un comité de direction qui doit arbitrer un budget a besoin de calme, d'une salle fermée et de confidentialité. Une équipe qui sort d'une période tendue a besoin de temps informel et d'espace. Un lancement d'année pour 80 personnes a besoin d'une plénière et d'une sonorisation. Choisir le lieu d'abord, c'est adapter l'objectif à ce que le lieu permet, ce qui revient souvent à le perdre de vue.

Quels sont les grands types d'objectifs ?

Voici les cinq intentions les plus fréquentes et ce qu'elles impliquent concrètement.

• Stratégique : décider ou préparer une décision (plan à trois ans, budget, réorganisation). Il faut des documents préparés en amont, des séances longues, un animateur qui tient le temps et une trace écrite des décisions. Le groupe est souvent restreint.
• Cohésion : faire travailler ensemble des personnes qui se connaissent mal ou qui ont traversé une période difficile. Le temps informel (repas, soirée, trajets) compte autant que les séances. Une nuit sur place aide beaucoup.
• Formation : faire acquérir une compétence. Le rythme est dicté par la pédagogie, avec des exercices en sous-groupes, donc des salles supplémentaires.
• Lancement : présenter les objectifs d'une année ou d'un projet et donner envie de s'y mettre. Plénière, messages de la direction, parfois des ateliers pour que chacun traduise le cap dans son métier. Voir Séminaire de lancement d'année.
• Remerciement : reconnaître un effort collectif. Le programme de travail est léger ou absent, et c'est la qualité de l'accueil qui fait le résultat.

Un séminaire de comité de direction relève le plus souvent de l'intention stratégique, avec une part de cohésion : voir Séminaire de CODIR.

Comment formuler l'objectif avec le commanditaire ?

Prenez trente minutes avec lui et posez ces questions, dans cet ordre :

1. Pourquoi faire ce séminaire maintenant, et pas dans six mois ?
2. À la fin, qu'est-ce qui devra être décidé, compris ou différent ?
3. Comment saurez-vous, un mois après, que le séminaire a servi ?
4. Qui doit absolument être là, et qui n'a pas besoin d'y être ?
5. Qu'est-ce qui serait un échec ?

Puis rédigez la phrase et faites-la valider par écrit. Exemple de formulation utile : « À la fin des deux jours, le comité de direction aura arrêté les trois priorités de l'année et désigné un responsable pour chacune. » Exemple de formulation trop vague : « Prendre du recul et renforcer les liens. » La seconde n'aide ni à choisir un format ni à juger le résultat.

Stratégique ou cohésion : comment arbitrer quand on veut les deux ?

Vouloir les deux est légitime : des personnes qui ont passé une bonne soirée ensemble décident plus facilement le lendemain. Le risque est de faire les deux à moitié. Deux règles simples :

• Nommez l'objectif principal. Il reçoit les meilleurs créneaux, le matin en général, quand l'attention est la plus haute.
• Donnez un rôle précis à l'objectif secondaire. Par exemple, la cohésion passe par un dîner sans animation imposée et une activité d'une demi-journée, pas par des jeux glissés entre deux séances de travail.

Si la demande contient trois ou quatre intentions, c'est souvent le signe qu'il faudrait deux événements distincts.

Comment déduire le format de l'objectif ?

Une fois l'objectif écrit, quelques questions suffisent pour arrêter le format :

• Faut-il une nuit ? Oui si la cohésion compte ou si le travail demande deux journées pleines ; souvent non pour une décision ponctuelle ou une formation courte.
• Combien de salles ? Une plénière suffit pour un lancement ; il faut au moins une salle de sous-groupe pour la formation ou les ateliers ; un CODIR apprécie une seconde pièce plus informelle.
• Quelle part de temps libre ? Faible pour un séminaire stratégique, plus large pour la cohésion ou le remerciement.
• Faut-il un intervenant ? Un facilitateur extérieur aide beaucoup quand le dirigeant veut participer aux débats au lieu de les animer.
• Qui participe ? Un groupe restreint pour décider, l'équipe entière pour lancer ou remercier.

Les formats possibles sont détaillés dans Choisir le format d'un séminaire, et vous pouvez tester l'équilibre de vos journées avec l'outil programme.

Comment partager l'objectif avec les participants ?

Mettez l'objectif dans l'invitation, en une ou deux phrases, avec ce que vous attendez de chacun (préparer un document, réfléchir à une question). Rappelez-le en ouverture du séminaire, et reprenez-le en clôture pour dire ce qui a été atteint. C'est aussi la base du compte rendu et du suivi : voir Après le séminaire.

L'objectif est la première étape de la méthode complète décrite dans Organiser un séminaire d'entreprise.

Questions fréquentes