Organiser un séminaire de CODIR ou de COMEX en 2 jours

Un séminaire de CODIR ou de COMEX réussit quand il produit des décisions écrites : il faut donc un objectif formulé par le dirigeant, une salle fermée où l'on peut parler librement, un animateur qui n'est pas le patron et, le plus souvent, deux jours avec une nuit pour laisser les arbitrages mûrir. La logistique compte moins que pour un grand séminaire, mais chaque détail se voit davantage dans un groupe de huit à quinze personnes. Voici les points à régler, dans l'ordre où ils se posent.

Quel objectif pour un séminaire de direction ?

Un comité de direction qui part deux jours hors du bureau coûte cher, surtout en temps. L'objectif doit donc tenir en une phrase et désigner un livrable : « arrêter les trois priorités de l'an prochain et leurs responsables », « décider de la nouvelle organisation commerciale », « préparer le plan à présenter au conseil ». Un objectif du type « prendre du recul » ou « faire le point » donne un séminaire agréable dont personne ne sait dire ce qu'il a produit.

Cet objectif doit être écrit par le dirigeant, pas par l'organisatrice. Si vous êtes chargée de la logistique, demandez-le noir sur blanc avant de chercher un lieu : il décide du format, du nombre de salles et du besoin d'un intervenant. Pour distinguer un séminaire stratégique d'un séminaire de cohésion, voyez quel objectif pour un séminaire.

Comment garantir la confidentialité d'un COMEX ?

Un comité de direction parle de chiffres, de personnes et de projets qui ne sont pas publics. La confidentialité tient à des détails concrets :

• Une salle fermée et dédiée : pas une salle à cloisons mobiles avec un autre groupe de l'autre côté, pas un espace de pause partagé où l'on continue la conversation devant d'autres clients.
• Le contrôle des accès : demandez au lieu qui entre dans la salle (service, ménage, technique) et à quels moments. Un service de café pendant une séquence sensible peut être déplacé.
• Les écrans et documents : pas de présentation laissée ouverte pendant le déjeuner, pas de paperboard oublié le soir. Désignez quelqu'un pour vérifier la salle à chaque sortie.
• La visio : si un membre participe à distance, vérifiez la qualité du son et le fait qu'il est seul de son côté.
• Les prestataires : un facilitateur ou un intervenant externe peut signer un engagement de confidentialité si le sujet l'exige. Votre service juridique vous dira si c'est nécessaire.

Privatiser un lieu entier n'est pas indispensable, mais c'est la solution la plus simple quand le sujet est sensible : il n'y a alors aucun autre groupe à croiser.

Quelles salles pour un séminaire de CODIR ?

Pour un groupe de huit à quinze personnes, deux espaces valent mieux qu'une grande salle.

La salle de travail : disposition en U ou autour d'une grande table, pour que chacun voie tout le monde. Le format théâtre, en rangées face à un écran, ne convient pas à un groupe qui doit débattre. Prévoyez un écran lisible depuis toutes les places, des paperboards et assez de mur pour afficher les productions.

Un espace informel : un salon, une pièce avec des fauteuils, ou une salle plus petite. Il sert aux discussions en binôme, aux sous-groupes et aux conversations difficiles qui se tiennent mieux assis côte à côte que face à face.

Demandez au lieu les capacités réelles dans chaque disposition, pas la capacité maximale : une salle annoncée pour trente personnes en conférence en accueille souvent moins de vingt en U. Le détail des dispositions et de l'équipement est dans salles de séminaire : disposition et équipement.

Facilitateur ou intervenant externe : faut-il en prendre un ?

Trois rôles sont souvent confondus.

• Le facilitateur conçoit et anime les séquences de travail, gère le temps et la parole, et aide le groupe à converger vers des décisions. Il ne donne pas son avis sur le fond.
• Le consultant ou l'expert apporte un contenu : une analyse de marché, un diagnostic, une méthode.
• Le conférencier ou le coach intervient sur une séquence précise, pour ouvrir un sujet ou travailler le fonctionnement de l'équipe.

Un facilitateur externe est utile dans trois cas : le dirigeant veut participer au débat plutôt que l'arbitrer seul ; le sujet divise l'équipe et un tiers neutre calmera la discussion ; le groupe a pris l'habitude de réunions où les mêmes parlent toujours. Dans les autres cas, un membre du comité peut animer, à condition que ce ne soit pas le dirigeant et qu'il prépare le déroulé.

Si vous faites appel à un intervenant, réservez-le tôt, en même temps que le lieu : les bons facilitateurs ont des agendas chargés. Envoyez-lui l'objectif, la liste des participants et le programme provisoire, et prévoyez un échange de préparation avec le dirigeant. Vérifiez aussi ses besoins matériels (salle de sous-groupe, paperboards, murs d'affichage).

Quel programme pour un séminaire de CODIR sur 2 jours ?

Le format deux jours et une nuit s'impose pour la plupart des séminaires de direction, parce qu'il sépare le moment du débat et celui de la décision. Une trame qui fonctionne :

• Jour 1, matin : arrivée, ouverture par le dirigeant (objectif, ce qui est décidé d'avance, ce qui est ouvert), puis état des lieux partagé.
• Jour 1, après-midi : travail en sous-groupes sur les options, restitution, premières convergences. Pas de décision définitive ce jour-là.
• Jour 1, soirée : temps libre en fin d'après-midi, dîner sans programme imposé.
• Jour 2, matin : retour sur la veille, décisions, puis plan d'action (qui fait quoi, pour quand).
• Jour 2, midi : déjeuner et départ.

L'outil programme propose un modèle « CODIR, 2 jours et 1 nuit » à adapter, et vous trouverez d'autres trames dans programme de séminaire heure par heure.

Comment faire vivre les décisions après le séminaire ?

Un séminaire de direction se juge trois mois plus tard. Trois gestes simples évitent que les décisions s'évaporent : un compte rendu court envoyé rapidement, limité aux décisions et aux engagements ; un point d'étape inscrit à l'ordre du jour d'un prochain CODIR ; une communication aux équipes décidée pendant le séminaire (qui annonce quoi, et quand). Le détail est dans après le séminaire : suivi et compte rendu.

Côté logistique, l'assistante de direction garde un rôle clé : elle est souvent la seule à connaître à la fois le programme, les contraintes du lieu et les agendas. Associez-la dès le départ, avec le niveau de confidentialité attendu, plutôt que de lui transmettre une liste de tâches au dernier moment.

Questions fréquentes