Restauration en séminaire : repas, pauses, régimes et alcool

Pour la restauration d'un séminaire, prévoyez des pauses courtes le matin et l'après-midi, un déjeuner léger qui ne plombe pas la séance suivante, et un dîner plus convivial le soir. Choisissez le buffet pour gagner du temps et mélanger le groupe, le service à table pour un dîner où l'on veut s'asseoir et parler. Recueillez les allergies et régimes par écrit à l'inscription, pas la semaine précédente, et décidez à l'avance de la place de l'alcool.

Que prévoir pour les pauses d'un séminaire ?

Deux pauses par journée, une le matin et une l'après-midi, en plus d'un café d'accueil à l'arrivée. Chaque pause dure en général quinze à trente minutes : assez pour boire un café, passer un appel et discuter à deux, pas au point de perdre l'élan de la séance.

Ce qu'on attend d'une pause : café et thé, eau, un jus ou une boisson fraîche, et quelque chose à manger qui ne soit pas uniquement sucré. Le fruit frais et une option salée sont appréciés l'après-midi. Si le groupe travaille intensément, demandez que l'eau et le café restent disponibles en continu dans la salle ou juste à côté : les participants se servent sans interrompre la séance.

Déjeuner de travail : buffet ou service à table ?

Le déjeuner d'un séminaire a une fonction précise : nourrir le groupe sans le rendre somnolent pour la séance de 14 heures. Un repas trop lourd, trop long ou trop arrosé se paie dans l'après-midi.

Le buffet est plus rapide, s'adapte aux appétits et aux régimes, et fait bouger les participants, qui se mélangent davantage qu'à table. Il demande de la place pour circuler, et une partie des plats doit supporter d'attendre.

Le service à table prend plus de temps mais crée un vrai moment d'échange. Il convient à un groupe réduit, à un déjeuner avec un invité ou à un séminaire de direction où l'on continue de parler travail.

Le déjeuner assis léger, avec une entrée et un plat ou un plat et un dessert, servis rapidement, est un bon compromis pour un séminaire de travail.

Quelle que soit la formule, bloquez au moins une heure dans le programme, et plutôt une heure et quart si le déjeuner est servi à table.

Le dîner du séminaire

Le dîner est souvent le seul moment où le groupe se retrouve sans ordre du jour. Il mérite un peu plus de soin que le déjeuner : un service à table, un menu soigné, une durée plus longue. Quelques points à trancher :

• Le plan de table : libre, ou organisé pour mélanger les équipes. Un plan imposé le premier soir, puis libre le second, fonctionne bien.
• L'horaire : un dîner qui commence tard après une journée chargée s'étire jusqu'à minuit. Si la matinée suivante commence tôt, dites-le au lieu.
• Le lieu du dîner : sur place ou à l'extérieur. Un dîner à l'extérieur change d'air mais ajoute un transport aller et retour, souvent de nuit. Voir le transport en séminaire.

Demandez au lieu le menu détaillé avant de signer, ou au plus tard un mois avant. Tant qu'il n'est pas écrit, vous ne savez pas vraiment ce qui est compris dans le forfait.

Comment gérer les allergies et régimes alimentaires ?

C'est le point qui génère le plus d'imprévus. La méthode :

1. Posez la question dans le formulaire d'inscription, avec des cases précises : allergie (laquelle), intolérance, végétarien, végétalien, sans porc, halal, casher, sans alcool, autre. Une question ouverte « des contraintes alimentaires ? » obtient des réponses floues.
2. Distinguez allergie et intolérance. Pour une allergie sévère, la cuisine doit éviter tout contact avec l'aliment pendant la préparation. Pour une intolérance, retirer l'ingrédient suffit en général. Le lieu doit savoir lequel des deux cas il gère.
3. Envoyez la liste nominative au lieu à la date prévue, avec le nom de la personne en face de chaque contrainte : le serveur doit savoir à qui apporter l'assiette adaptée.
4. Vérifiez sur place au premier repas que les plats adaptés sont identifiés.

Un repère réglementaire utile : les restaurants et traiteurs doivent mettre à disposition, par écrit, l'information sur la présence de quatorze allergènes dans les plats qu'ils servent, parmi lesquels le gluten, le lait, les œufs, l'arachide, les fruits à coque, le soja, le sésame, les poissons et les crustacés. Vous pouvez donc demander au lieu cette information pour chaque menu.

Alcool et sans alcool : quelles règles en séminaire ?

Le Code du travail n'autorise sur le lieu de travail que le vin, la bière, le cidre et le poiré, et permet à l'employeur de limiter ou d'interdire cette consommation, par des mesures proportionnées inscrites dans le règlement intérieur ou une note de service, lorsqu'elle peut porter atteinte à la santé ou à la sécurité des salariés. L'application exacte de ces règles à un séminaire organisé hors des locaux, en particulier pendant un dîner, dépend de votre situation : consultez votre règlement intérieur et, en cas de doute, votre service RH ou votre conseil.

En pratique, trois décisions à prendre avant le séminaire :

• Ce qui est servi et quand : rien au déjeuner d'une journée de travail est un choix courant ; au dîner, un verre compris ou une quantité définie avec le lieu évite la facture ouverte.
• Une vraie offre sans alcool : pas seulement de l'eau et des sodas, mais des boissons pensées pour ceux qui ne boivent pas, quelle qu'en soit la raison. Ils ne doivent pas avoir à se justifier.
• Le retour : si des participants reprennent le volant le soir ou le lendemain matin, organisez le transport ou l'hébergement en conséquence.

Faites figurer les boissons sur le devis ligne par ligne : c'est souvent là que la facture finale s'écarte du devis. L'article sur la comparaison des devis explique quoi vérifier.

Les questions à poser au lieu sur la restauration

• Qui cuisine : une cuisine sur place ou un traiteur extérieur ?
• Pouvez-vous m'envoyer les menus détaillés de chaque repas ?
• Comment traitez-vous une allergie sévère, et à quelle date voulez-vous la liste ?
• Qu'est-ce qui est compris dans les pauses et jusqu'à quelle heure le café est-il disponible ?
• Quelles boissons sont comprises au déjeuner et au dîner, et à quel prix au-delà ?
• Peut-on décaler un repas de trente minutes le jour même si la séance déborde ?

La restauration pèse lourd dans le budget d'un séminaire : le simulateur de budget permet de voir sa part, et l'article sur le budget par participant montre où ajuster.

Sources

• Service Public Entreprendre, « Quels allergènes doivent être mentionnés sur un produit alimentaire ? » : https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F32192
• Service-public.gouv.fr, « Peut-on consommer de l'alcool au travail ? » : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F32177
• Légifrance, article R4228-20 du Code du travail : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029184975

Questions fréquentes