Transport de séminaire : train, navette, car ou voiture ?

Pour faire venir une équipe à un séminaire hors de Paris, le train suivi d'une navette depuis la gare est la solution la plus simple quand le lieu est proche d'une gare bien desservie : le groupe arrive ensemble, sans fatigue au volant, et le séminaire commence dans le train. Le car ou le minibus au départ des bureaux convient mieux quand la gare est loin du lieu ou mal desservie. La voiture et le covoiturage restent utiles pour les participants dispersés, à condition de prévoir le parking et le retour du soir.

Train, car ou voiture : comment choisir ?

Posez trois questions dans cet ordre.

D'où partent les participants ? Si presque tous travaillent au même endroit, un départ groupé (train ou car) s'impose. S'ils viennent de plusieurs villes ou de chez eux, la gare d'arrivée devient le point de rendez-vous commun, et le train reste souvent le plus pratique.

Où est le lieu par rapport à la gare ? Un lieu à dix ou vingt minutes d'une gare desservie par des trains directs se prête très bien au train plus navette. Un lieu à une heure de la gare la plus proche, ou desservi par peu de trains, oriente vers le car.

Qu'est-ce que le groupe fera pendant le trajet ? Dans le train ou le car, on peut lire le programme, préparer un atelier ou simplement parler. Au volant, non. Pour un séminaire court, ce temps compte.

Le train et la navette depuis la gare

Réserver les trains

Une seule personne réserve pour tout le groupe, dans le même train à l'aller. Pour le retour, laissez éventuellement deux horaires si certains participants doivent partir plus tôt. Renseignez-vous sur les offres pour groupes auprès du transporteur : les conditions (effectif minimum, échange, annulation) varient, vérifiez-les au moment de la réservation.

Choisissez un train qui arrive avec une marge : si le séminaire commence à 10 heures, un train qui arrive à 9 h 45 ne laisse aucune place au moindre retard ni au trajet depuis la gare.

Organiser la navette

La navette est le dernier kilomètre, celui qu'on oublie. Demandez au lieu s'il organise une navette ou s'il travaille avec un transporteur local. Précisez dans votre demande :

• le nombre de personnes et le volume des bagages ;
• les horaires d'arrivée des trains, à l'aller comme au retour ;
• le point de rendez-vous exact à la gare (sortie, parking, côté de la voie) ;
• le nom et le numéro du chauffeur, à transmettre aux participants.

Pour un petit groupe, un ou deux véhicules suffisent. Pour un groupe plus large, un minibus ou un car. Le prix d'une navette de groupe dépend de la distance, du véhicule et du temps d'attente : demandez un devis précis plutôt qu'un ordre de grandeur.

Les arrivées échelonnées : que prévoir ?

Il y a presque toujours un participant qui arrive plus tard (une réunion le matin, un enfant à déposer) ou qui doit partir avant la fin. Plutôt que de multiplier les navettes, prévoyez :

• Une navette principale calée sur le train du groupe.
• Une liste de taxis et de VTC locaux, avec leurs numéros, dans la feuille de route. Dans une petite ville ou à la campagne, les applications de VTC trouvent parfois difficilement un chauffeur : le taxi local réservé à l'avance est plus sûr.
• Une réservation à l'avance pour les trajets à heure fixe, surtout tôt le matin ou tard le soir.
• Un référent joignable qui sait qui arrive quand, et qui prévient le lieu en cas de retard.

Le car ou le minibus au départ des bureaux

Le car évite les correspondances : le groupe monte au pied des bureaux et descend devant le lieu. Il convient bien quand tous partent du même endroit, que le lieu est éloigné d'une gare, ou que le programme prévoit des déplacements sur place (une activité, un dîner à l'extérieur).

Dans votre demande de devis, précisez les horaires, les arrêts éventuels, la mise à disposition du véhicule pendant le séjour ou seulement l'aller et le retour, et le temps de repos du chauffeur si le trajet est long ou si le véhicule reste sur place. Comparez les devis sur la même base.

Voiture et covoiturage

La voiture reste la solution de ceux qui habitent loin de la gare, qui ont des contraintes familiales ou qui repartent à des heures différentes. Quelques précautions :

• Organisez le covoiturage plutôt que de le laisser se faire seul : un tableau partagé avec les conducteurs, les places disponibles et les points de départ.
• Vérifiez le parking : nombre de places, distance jusqu'à l'entrée, éclairage le soir.
• Pensez au retour : après un dîner, ou après trois jours intenses, la route du retour fatigue. Si le séminaire se termine tard, proposez une nuit sur place ou décalez l'heure de fin.
• Clarifiez les frais : remboursement du carburant, des péages, des indemnités kilométriques. Ces règles relèvent de la politique de votre entreprise et, pour le traitement social et fiscal, de votre service paie ou de votre expert-comptable.

Organiser un séminaire sans voiture

Un séminaire sans voiture est possible si le lieu est accessible en train puis en navette, et si les activités prévues se font sur place ou avec le véhicule de la navette. Vérifiez trois points avant de le promettre à l'équipe :

1. La gare : trains directs, fréquence aux heures qui vous intéressent, temps de trajet réel.
2. Le dernier kilomètre : navette organisée à l'aller et au retour, et solution pour les arrivées décalées.
3. Les déplacements sur place : si le dîner ou l'activité se passe ailleurs, qui conduit ?

C'est aussi un argument pour les participants qui ne conduisent pas ou n'ont pas de voiture : ils ne dépendent de personne.

Et le temps de trajet ?

Le trajet pour se rendre au séminaire pose des questions de temps de travail et de rémunération. Elles dépendent de votre situation et des règles applicables à votre entreprise : elles sont traitées dans l'article sur le temps de travail et le trajet en séminaire.

Le transport est une étape du rétroplanning, à régler environ deux mois avant. Pour tenir compte de l'accès dès le choix du lieu, voir comment choisir un lieu de séminaire.

Questions fréquentes