Salle de séminaire : quelle disposition et quel équipement ?

Le choix de la disposition dépend de ce que le groupe va faire : le U ou la table unique pour discuter à moins de vingt, le théâtre pour écouter une présentation, les tables rondes ou le cabaret pour alterner exposés et travail en petits groupes. La capacité annoncée d'une salle varie fortement selon cette disposition, et l'écart entre le U et le théâtre peut approcher le simple au double. Demandez donc toujours le chiffre dans la configuration que vous utiliserez, et vérifiez l'équipement par un essai réel plutôt que sur une fiche technique.

Les principales dispositions et à quoi elles servent

En U

Les tables forment un U ouvert vers l'écran, les participants sont assis à l'extérieur. Tout le monde se voit, l'animateur peut entrer dans le U. C'est la disposition de référence pour un comité de direction ou une réunion de travail où chacun prend la parole. Sa limite : elle consomme beaucoup de place et devient trop large au-delà d'une vingtaine de personnes, parce que les participants des deux extrémités ne s'entendent plus.

En réunion (table unique ou carré)

Une grande table ou des tables assemblées en rectangle fermé. Même usage que le U pour les petits groupes, avec une ambiance plus « conseil d'administration ». L'écran est moins bien visible pour ceux qui lui tournent le dos.

En théâtre

Des rangées de chaises face à l'écran, sans tables. C'est la disposition qui fait entrer le plus de monde, et donc celle qui sert souvent à annoncer la capacité maximale d'une salle. Elle convient à une plénière, une conférence ou un discours de lancement. On ne peut pas y écrire confortablement ni travailler en groupe.

En classe (ou en école)

Des rangées de tables avec les chaises tournées vers l'écran. Utile pour une formation où les participants prennent des notes ou travaillent sur ordinateur. Elle fait moins de place que le théâtre et limite les échanges entre participants.

En tables rondes (ou banquet)

Des tables rondes de six à dix personnes, entourées de chaises. Idéal pour les ateliers : chaque table devient un sous-groupe. Pendant une présentation, une partie des participants tourne le dos à l'écran.

En cabaret

Des tables rondes dont on laisse vide le côté face à l'écran : tout le monde voit l'orateur, et le groupe peut passer à l'atelier sans bouger. C'est souvent le meilleur compromis pour une journée qui alterne exposés et travail en groupes. Elle demande plus de place que les tables rondes pleines.

Comment lire la capacité d'une salle de séminaire ?

Il n'existe pas de ratio universel fiable entre la surface et le nombre de places : il dépend de la forme de la salle, des poteaux, des fenêtres, de l'emplacement de l'écran et de la taille des tables. Le lieu connaît ses salles, c'est à lui de vous donner le chiffre par disposition. Vérifiez trois choses :

• Le chiffre correspond-il à votre disposition ? Si le lieu ne donne qu'un seul nombre, demandez lequel.
• Reste-t-il de la place pour le reste ? Une table pour le café, un paperboard, l'espace de l'animateur, un passage pour sortir sans déranger.
• Tout le monde voit-il l'écran ? Dans une salle en longueur ou avec des poteaux, certaines places peuvent être aveugles.

Pour un groupe qui travaille toute la journée, visez une salle un peu plus grande que le strict nécessaire. Une salle remplie à sa capacité maximale devient vite étouffante l'après-midi.

Faut-il deux salles pour un séminaire ?

Pour une journée de présentations, une seule salle suffit. Dès que le programme prévoit des ateliers, une deuxième salle change beaucoup de choses :

• les sous-groupes travaillent sans s'entendre les uns les autres ;
• la salle principale reste installée pour la plénière suivante ;
• un espace plus informel (un salon, une terrasse) accueille les échanges qui n'ont pas besoin d'écran.

Pour un groupe de dix à vingt personnes, une salle principale et un ou deux petits salons proches suffisent. Vérifiez la distance entre les salles : si elles sont dans deux bâtiments, comptez le temps de trajet dans le programme. L'article sur le programme de séminaire montre comment alterner plénière et ateliers.

Quel équipement vérifier dans la salle ?

L'écran et la connectique

Demandez la taille de l'écran ou la présence d'un vidéoprojecteur, et surtout le type d'entrée : HDMI, USB-C ou partage sans fil. Beaucoup d'ordinateurs portables récents n'ont plus de port HDMI : emportez votre adaptateur, même si le lieu dit en avoir un. Pour une salle de plus de vingt personnes, vérifiez que le texte d'une présentation reste lisible depuis le dernier rang.

La visioconférence

Si des collègues suivent à distance, un ordinateur posé sur la table ne suffit pas : le micro intégré capte mal une salle entière, et les participants à distance ne voient qu'une personne. Demandez si la salle dispose d'une caméra qui cadre la pièce et d'un micro de salle. Prévoyez qui gère la visio pendant les sessions : c'est un rôle à part entière.

Le wifi

Le débit annoncé ne dit rien de ce qui se passera quand vingt personnes se connecteront en même temps. Testez-le depuis la salle pendant la visite, ou demandez au lieu combien de personnes il fait travailler en même temps sur son réseau d'habitude. Si le séminaire prévoit des démonstrations en ligne, prévoyez un partage de connexion de secours depuis un téléphone.

Le matériel d'atelier

Paperboards (combien, avec du papier en quantité suffisante), feutres qui écrivent encore, tableau blanc, post-it, possibilité d'afficher des feuilles aux murs sans les abîmer. Vérifiez aussi le nombre de prises électriques : une journée d'ordinateurs portables sans prises près des tables se termine à 15 heures.

Le confort de la salle

Lumière du jour et possibilité d'occulter pour l'écran, chauffage ou climatisation réglable depuis la salle, bruit extérieur, sièges confortables pour une journée entière.

La liste à envoyer au lieu un mois avant

Regroupez vos besoins dans un seul message :

1. Disposition souhaitée pour chaque salle et chaque demi-journée.
2. Effectif par salle, y compris l'animateur ou l'intervenant.
3. Matériel de projection et type de connectique de vos ordinateurs.
4. Visioconférence : oui ou non, combien de personnes à distance.
5. Nombre de paperboards et fournitures.
6. Heure à laquelle la salle doit être prête, et possibilité de s'installer la veille.
7. Contact technique joignable pendant le séminaire.

Cette liste trouve sa place dans le rétroplanning, à l'étape « besoins techniques ». Pour les autres critères du lieu, voir comment choisir un lieu de séminaire.

Questions fréquentes