Programme de séminaire : exemples heure par heure (1 à 3 jours)

Un bon programme de séminaire alterne des séquences de travail de 60 à 90 minutes, des pauses réelles d'au moins 20 minutes et un temps libre sans rien d'imposé, avec les sujets difficiles placés le matin. Les trois exemples ci-dessous (une journée, deux jours avec une nuit, trois jours) sont des trames à adapter : décalez les horaires selon le trajet, remplacez les ateliers par vos sujets. Ils partent tous du même principe : l'objectif du séminaire décide du programme, pas l'inverse.

Les règles d'un programme qui tient

Avant les exemples, cinq règles qui valent pour tous les formats.

• Le matin pour décider, l'après-midi pour produire. Les sujets qui demandent de l'attention (arbitrages, stratégie, sujets sensibles) passent en première partie de matinée. L'après-midi convient mieux aux ateliers en petits groupes et aux formats actifs.
• Des séquences courtes et variées. Alternez plénière, sous-groupes et temps individuel. Une présentation de plus de 30 minutes sans échange perd la salle.
• Des pauses qui sont des pauses. Vingt minutes au minimum, hors de la salle si possible. Une pause de dix minutes sur le papier en dure vingt dans les faits : prévoyez-la ainsi.
• Une marge d'une demi-heure par demi-journée. Les programmes débordent toujours. La marge évite de sacrifier la dernière séquence, souvent la plus importante.
• Une restitution écrite à la fin. Dix minutes pour noter les décisions, les responsables et les échéances. C'est ce qui fera vivre le séminaire après (voyez le suivi après le séminaire).

Exemple de programme pour une journée d'étude

• 9 h 00 : accueil café. Prévoyez 30 minutes, les arrivées s'étalent toujours.
• 9 h 30 : ouverture par le commanditaire. Pourquoi nous sommes là, ce que nous devons avoir produit à 17 h.
• 9 h 45 : séquence 1, le sujet principal en plénière (présentation courte puis discussion).
• 11 h 00 : pause.
• 11 h 20 : séquence 2, travail en sous-groupes sur deux ou trois questions précises.
• 12 h 30 : déjeuner. Une heure au minimum, une heure quinze si le repas est servi à table.
• 13 h 45 : restitution des sous-groupes en plénière.
• 14 h 45 : pause, idéalement dehors.
• 15 h 05 : séquence 3, décisions et plan d'action.
• 16 h 30 : synthèse écrite, tour de table de clôture.
• 17 h 00 : départ.

Si le trajet dépasse une heure, décalez l'accueil à 9 h 30 et gardez la même structure en réduisant la séquence 3.

Exemple de programme de séminaire sur 2 jours

Jour 1

• 10 h 00 : arrivée, café, installation dans les chambres si elles sont prêtes (sinon, bagagerie).
• 10 h 30 : ouverture. Objectif des deux jours, règles du jeu, programme.
• 11 h 00 : séquence 1 en plénière : l'état des lieux.
• 12 h 30 : déjeuner.
• 14 h 00 : séquence 2 en sous-groupes.
• 15 h 30 : pause.
• 15 h 50 : restitution et premières pistes de décision.
• 17 h 00 : temps libre. Une heure et demie sans rien d'imposé : c'est là que se tiennent les conversations qui comptent.
• 18 h 30 : activité facultative ou apéritif.
• 19 h 30 : dîner, sans programme imposé si la journée a été dense.

Jour 2

• 8 h 00 : petit-déjeuner.
• 9 h 00 : retour sur la veille. Qu'est-ce qui a bougé pendant la nuit ?
• 9 h 30 : séquence 3 : arbitrages et décisions.
• 11 h 00 : pause et libération des chambres.
• 11 h 20 : séquence 4 : plan d'action, responsables, échéances.
• 12 h 30 : déjeuner.
• 14 h 00 : clôture, puis départ vers 14 h 30 pour éviter les heures de pointe.

Une variante qui plaît aux participants qui voyagent : démarrer à midi le jour 1 et finir à midi le jour 2. Vous gardez deux demi-journées de travail pleines autour de la soirée.

Exemple de programme de séminaire sur 3 jours

Sur trois jours, le rythme compte davantage que la densité. La trame la plus sûre place le travail le matin et laisse les après-midis plus ouverts.

• Jour 1 : arrivée en fin de matinée, déjeuner, ouverture à 14 h, deux séquences de travail, temps libre, dîner.
• Jour 2 : la journée la plus dense. Deux séquences le matin, déjeuner, une séquence en sous-groupes, puis une activité de groupe en fin d'après-midi (voyez le team building en séminaire). Soirée plus festive si vous en prévoyez une.
• Jour 3 : petit-déjeuner, une séquence de décision et de plan d'action, synthèse, déjeuner, départ en début d'après-midi.

Deux erreurs fréquentes sur ce format : charger le jour 3 alors que le groupe est fatigué, et prévoir deux soirées animées. Une soirée libre sur deux laisse chacun récupérer.

Où placer le temps libre et la soirée ?

Le temps libre n'est pas du temps perdu. Dans un séminaire avec nuit, c'est lui qui justifie la dépense : les participants se parlent autrement qu'en réunion. Placez-le en fin d'après-midi, entre la dernière séquence et le dîner, et dites clairement qu'il est libre.

Pour la soirée, trois options : un dîner simple, sans animation, qui convient à la plupart des groupes ; un dîner suivi d'une activité courte et facultative ; une soirée festive, à réserver au dernier soir d'un séminaire long. Dans tous les cas, fixez une heure de début pour la séquence du lendemain et tenez-la, sinon la soirée se paie en attention le matin.

Pensez aussi aux contraintes pratiques qui décalent tout : l'heure de libération des chambres, l'heure du déjeuner imposée par la cuisine, les trains du retour. Envoyez le programme au lieu dès qu'il est stable, et relisez-le avec lui. Les participants, eux, reçoivent la feuille de route environ deux semaines avant (voyez organiser un séminaire d'entreprise).

Pour la durée du trajet et des soirées au regard du temps de travail, reportez-vous à temps de travail et trajet pendant un séminaire.

Questions fréquentes