Le rétroplanning du séminaire

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1. 6 à 4 mois avant

   • Écrire l'objectif du séminaire en une phrase, avec le commanditaireDécider, aligner, former, remercier, lancer l'année : l'objectif choisit le format, pas l'inverse.Lire le guide
   • Arrêter la liste des participants (fourchette haute et basse)
   • Choisir le format : journée, 2 jours, 3 jours, avec ou sans nuitLire le guide
   • Fixer une enveloppe par participant et la faire validerLire le guide
   • Bloquer deux ou trois dates possibles dans les agendas des participants clés
   • Rédiger un brief pour les lieux : dates, effectif, salles, nuits, repas, activités

2. 4 à 3 mois avant

   • Demander des devis à trois lieux et les comparer ligne par ligneLire le guide
   • Visiter le lieu retenu, ou demander une visite en visio
   • Réserver le lieu : contrat signé, acompte verséTant que ces deux conditions ne sont pas réunies, la date n'est généralement pas bloquée.
   • Vérifier avec la comptabilité : bon de commande, fournisseur à référencer, TVALire le guide
   • Réserver les intervenants extérieurs (animateur, facilitateur, conférencier)

3. 2 mois avant

   • Écrire le programme heure par heureLire le guide
   • Choisir et réserver les activités ou le team buildingLire le guide
   • Organiser le transport : train, navette, car ou covoiturageLire le guide
   • Envoyer l'invitation officielle avec le programme et les informations pratiques

4. Le dernier mois

   • Recueillir les régimes alimentaires et les besoins d'accessibilité
   • Répartir les chambres et l'envoyer au lieuLire le guide
   • Envoyer au lieu les besoins techniques : écrans, visio, micros, paperboards
   • Préparer les supports : présentations, fiches d'atelier, badges
   • Régler le solde à l'échéance prévue au contrat

5. Les deux dernières semaines

   • Donner l'effectif définitif au lieu et au traiteur
   • Envoyer la feuille de route aux participants : horaires, accès, contact sur place, tenue
   • Nommer un référent logistique pendant le séminaireIdéalement pas celui qui anime : on ne peut pas faire les deux.
   • Tester les présentations et la visio sur le matériel du lieu, ou prévoir un temps de test à l'arrivée

6. Après le séminaire

   • Envoyer le compte rendu et les décisions dans la semaineLire le guide
   • Envoyer un questionnaire court aux participants
   • Contrôler la facture finale par rapport au devis et à l'effectif réel
   • Noter ce qu'il faudra refaire ou éviter la prochaine fois