Séminaire : trajet, soirées et temps de travail, les règles

Le temps de trajet pour se rendre à un séminaire n'est pas du temps de travail effectif, mais il ouvre droit à une contrepartie, en repos ou en argent, s'il dépasse le trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail. Les sessions de travail sont du temps de travail effectif, et une soirée l'est aussi dès que les salariés restent à la disposition de l'employeur sans pouvoir vaquer librement à leurs occupations. Enfin, les repos obligatoires, en particulier onze heures consécutives de repos quotidien, s'appliquent pendant un séminaire comme au bureau.

Ces principes viennent du Code du travail. Leur application dépend de votre convention collective, de vos accords d'entreprise et du régime de temps de travail de chaque participant : validez vos choix avec le service RH ou la paie.

Le temps de trajet vers le séminaire est-il du temps de travail ?

Non, mais il n'est pas neutre. L'article L3121-4 du Code du travail dit trois choses :

• Le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d'exécution du contrat de travail n'est pas un temps de travail effectif.
• S'il dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il fait l'objet d'une contrepartie, soit sous forme de repos, soit sous forme financière.
• La part de ce temps qui coïncide avec l'horaire de travail n'entraîne aucune perte de salaire.

Exemple : une salariée met habituellement 40 minutes pour venir au bureau. Pour rejoindre le séminaire, elle met 2 heures. L'excédent d'1 h 20 appelle une contrepartie. Si elle voyage entre 9 h et 11 h un jour où elle travaille normalement à ces heures, son salaire est maintenu.

Service-public.fr précise le mode de fixation de cette contrepartie : un accord collectif, ou à défaut une décision de l'employeur prise après consultation du CSE s'il existe. Beaucoup d'entreprises ont déjà une règle pour les déplacements professionnels : demandez-la aux RH avant de construire le programme.

Faut-il faire partir les participants sur le temps de travail ?

Le Code n'impose pas d'horaire de départ. Mais le choix a des effets concrets. Un départ un dimanche soir ou très tôt un lundi allonge l'excédent de trajet hors horaire, donc la contrepartie due, et peut empiéter sur les repos. Un départ en milieu de matinée, avec une première session après le déjeuner, garde le trajet dans l'horaire habituel pour la plupart des participants.

C'est une des raisons pour lesquelles l'heure de début d'un séminaire se décide en même temps que les transports. L'article sur le transport du séminaire détaille les options, et l'outil rétroplanning vous rappelle quand réserver les billets.

Les sessions et les activités sont-elles du temps de travail effectif ?

L'article L3121-1 du Code du travail définit la durée du travail effectif comme le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Appliquée au séminaire, cette définition donne une grille de lecture simple :

• Sessions de travail, ateliers, plénières : temps de travail effectif.
• Activité de team building imposée et encadrée, à laquelle chacun doit participer selon le programme : les critères de la définition sont réunis, la prudence est de la compter comme du temps de travail.
• Temps libre réel, où chacun fait ce qu'il veut (se reposer, se promener, appeler sa famille) : pas du temps de travail.

Aucun des textes consultés ne traite spécifiquement du séminaire : c'est la définition générale qui s'applique, au cas par cas. Si vous hésitez sur une activité, la question à poser est celle du texte : le salarié peut-il vaquer librement à ses occupations ?

Et la soirée du séminaire ?

Même logique. Un dîner de travail avec des interventions, une soirée animée où la présence est demandée, ou un salarié chargé d'organiser ou d'encadrer la soirée : ces cas se rapprochent du temps de travail effectif. Une soirée libre, où chacun peut se retirer quand il veut, ne l'est pas.

Deux conséquences pratiques. D'abord, si la soirée compte comme du temps de travail, elle s'ajoute aux heures de la journée pour le calcul de la durée maximale quotidienne, fixée à dix heures par l'article L3121-18 sauf dérogations. Ensuite, elle retarde le début du repos quotidien. C'est souvent ce second point qui bloque.

Quels repos respecter pendant un séminaire de plusieurs jours ?

• Repos quotidien : onze heures consécutives au minimum (article L3131-1), sauf dérogations prévues par le Code. Une session qui finit à 23 h interdit de commencer avant 10 h le lendemain.
• Repos hebdomadaire : vingt-quatre heures consécutives, auxquelles s'ajoutent les onze heures de repos quotidien (article L3132-2).
• Durées maximales : dix heures de travail effectif par jour (L3121-18) et quarante-huit heures sur une même semaine (L3121-20), avec des possibilités de dérogation encadrées.

Pour les salariés en forfait jours, souvent les cadres des séminaires de direction, l'article L3121-62 écarte la durée quotidienne maximale, les durées hebdomadaires maximales et la durée légale hebdomadaire. Il n'écarte pas les repos. L'employeur doit aussi s'assurer régulièrement que leur charge de travail est raisonnable. Un séminaire de CODIR qui enchaîne travail jusqu'à minuit et reprise à 8 h ne respecte pas le repos quotidien, forfait jours ou non.

La participation au séminaire est-elle obligatoire ?

Le Code du travail ne contient pas de règle propre au séminaire. En pratique, un séminaire organisé sur le temps de travail, avec un programme professionnel, relève de l'organisation du travail décidée par l'employeur, comme une réunion. La situation est différente pour un événement surtout festif, ou pour des jours qui tombent en dehors des jours habituellement travaillés : un samedi, par exemple, pose la question du repos hebdomadaire, des heures supplémentaires ou des jours de repos selon le régime du salarié.

Ce point dépend du contrat, de la convention collective et des circonstances. Si un salarié refuse de participer, ou si le séminaire déborde sur un jour de repos, parlez-en avec les RH ou un conseil en droit social avant de décider quoi que ce soit.

Deux autres situations méritent une attention particulière : les salariés à temps partiel, dont les jours et horaires sont fixés au contrat, et les salariés qui ont des contraintes familiales ou de santé pour les nuits hors du domicile. Les identifier tôt permet de proposer un aménagement (arrivée le matin, retour le soir) plutôt que de gérer un refus. L'article sur les choix de format aide à comparer une journée d'étude et un séminaire avec nuit.

Un accident pendant le séminaire est-il un accident du travail ?

Service-public.fr indique qu'un accident peut être reconnu comme accident du travail s'il se produit pendant une mission professionnelle, même à l'extérieur de l'entreprise. La reconnaissance relève de la caisse d'assurance maladie, au cas par cas. Côté organisation, gardez la liste des participants et le programme, et prévoyez qui fait la déclaration si un incident survient. Les aspects d'assurance du lieu et de l'entreprise sont traités dans l'article sur le contrat du lieu de séminaire, et le traitement social des frais dans séminaire et URSSAF.

Sources

• Légifrance, Code du travail, article L3121-4 (temps de déplacement professionnel) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033020507
• Légifrance, Code du travail, sous-section « Travail effectif » (articles L3121-1 à L3121-8) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000006195759/
• Légifrance, Code du travail, article L3121-18 (durée quotidienne maximale) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033020428
• Légifrance, Code du travail, section « Durées maximales de travail » (articles L3121-16 à L3121-26, dont L3121-20) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000033020451/
• Légifrance, Code du travail, article L3121-62 (forfaits en jours) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033003264
• Légifrance, Code du travail, article L3131-1 (repos quotidien) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033020918
• Légifrance, Code du travail, titre « Repos et jours fériés » (dont l'article L3132-2) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000006160755/
• Service-public.fr, « Le temps de trajet du salarié est-il considéré comme du temps de travail ? » : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F20712
• Service-public.fr, « Qu'est-ce qu'un accident du travail ? » : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F178

Questions fréquentes